Auswahl und Abgleich
Zielfirmen filtern oder importieren — Orphy erkennt, wer schon im CRM steht.
Kampagnen in Orphy
Telefonkampagnen mit System
Von der Auswahl der Zielfirmen bis zum vereinbarten Termin läuft jede Kampagne nach demselben Prozess. Orphy teilt die Aufgaben zu, wählt die Nummer, verschickt Einladung und E-Mail und erfasst die Zeit — Ihr Team konzentriert sich aufs Gespräch.
Für Teams, die im Auftrag Termine und Leads am Telefon gewinnen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Fester Prozess
Jedes Gespräch endet mit einem definierten Ergebnis, jedes Ergebnis mit dem nächsten Schritt.
Automatisch weiter
Termineinladung, E-Mail, Folgeaufgabe und Zeiterfassung laufen ohne Handgriff.
Kennzahlen
Conversion Rate, Nettokontakte und Effizienz je Kampagne und über alle Kampagnen.
Erstellen
Eine Kampagne in drei Schritten
Die Kampagne entsteht aus einer Auswahl — nicht aus einer Excel-Liste, die jemand zusammengesucht hat.
- 1
Auswählen
In der «Auswahl» die Zielfirmen eingrenzen und ankreuzen. Region, NOGA-Code und Firmengrösse kommen aus dem Handelsregister (Zefix).
- Alternativ Adressen per CSV-Datenimport einlesen
- Zusatzspalten für Priorität, Account-Manager und eigene Felder
- Laufende Kampagne mit einer neuen Auswahl aktualisieren
- 2
Abgleichen
Beim Import gleicht Orphy jede Adresse mit dem Bestand ab — damit eine bekannte Firma nicht ein zweites Mal entsteht.
- Fuzzy-Matching über Name, Ort und PLZ
- Erkennt auch frühere Firmennamen
- Schlechte Treffer mit einem Klick ignorieren
- Dubletten zusammenführen statt doppelt anrufen
- 3
Starten
Auftraggeber, Laufzeit, Rufnummer, Vorlagen und Themen festlegen und speichern. Den Rest richtet Orphy im Hintergrund ein.
- Eigene Umgebung je Kampagne, mit den ausgewählten Kontakten
- Benutzer, Rollen und der Kampagnenprozess stehen bereit
- Leads und erste Aufgaben werden automatisch erzeugt
- Auf Wunsch gehen alle E-Mails nur an den Auftraggeber
Ablauf
Ein Prozess, den alle gleich leben
Der Kampagnenprozess ist festgelegt. Niemand entscheidet selbst, was nach einem Gespräch passiert — das Ergebnis tut es.
Die nächste Aufgabe kommt von selbst
Der Mitarbeiter Assistent gibt immer genau eine Aufgabe aus — keine Liste, aus der man sich die angenehmen Anrufe heraussucht.
- Reihenfolge per Drag-and-drop in «Aufgaben Priorität»: Priorität, Prozessschritt, Fälligkeit, Sprache …
- Ansprechpersonen mit derselben Sprache wie der Mitarbeitende zuerst
- Vereinbarte Rückrufe bleiben für die zuständige Person reserviert
- Eine Firma wird kampagnenübergreifend nicht mehr als zweimal pro Halbtag angerufen
Alles, was der Anruf braucht, auf einer Seite
Person, Funktion, Telefon, E-Mail, Firma und ihre Beziehungen — direkt editierbar, während das Gespräch läuft.
- Anruf per Klick, mit der Rufnummer der Kampagne
- Vorlagen und Leitsatz je Kampagne für das Gespräch
- Korrigierte Kontaktdaten gehen als Änderungsvorschlag ins Review
- Warnung, wenn eine Telefonnummer schon anderweitig verwendet wird
Jedes Ergebnis kennt seinen nächsten Schritt
Kontaktversuch, Absage, Weiterverfolgung, Information erwünscht, Termin — jedes Ergebnis legt fest, wer wann weitermacht.
- Wiedervorlage in einem erlaubten Zeitfenster je Ergebnis
- Die Folgeaufgabe entsteht automatisch
- Der Lead wird automatisch als gewonnen, verloren oder neutral geführt
- Nach fünf erfolglosen Kontaktversuchen schlägt Orphy den Abschluss vor
Der Auftraggeber arbeitet im selben System weiter
Ist der Termin vereinbart, geht die Aufgabe an den Auftraggeber. Er meldet zurück, was daraus geworden ist — die Kette reisst nicht ab.
- Eigener Zugang für den Auftraggeber, automatisch angelegt
- Rückmeldungen wie «Termin durchgeführt: Offertanfrage / Beschaffungsabsicht»
- «Zurück zur Agentur», wenn nachgefasst werden soll
- Leads, Aufgaben und Aktivitäten jederzeit nachvollziehbar
Was sonst Handarbeit wäre
Die Routine nach dem Gespräch erledigt Orphy — ausgelöst vom Ergebnis, nicht von einer Erinnerung.
Termine
Wird ein Termin als Ergebnis erfasst, geht die Einladung sofort raus.
- Einladung als Kalendereintrag (ICS) an Auftraggeber und Account-Manager
- Der Leadreport steht direkt in der Einladung
- Warnung, wenn zur selben Zeit schon ein Termin ansteht
Ergebnisse wie «Information / Dokumentation erwünscht» lösen das passende E-Mail aus.
- Vorlagen mit Anhängen, vor dem Versand anpassbar
- Leadreport als PDF auf Wunsch dabei
- Empfänger und Kopien je nach Ergebnis vorbelegt
VoIP-Telefonie
Orphy ist an die Telefonanlage angebunden und weiss, wann ein Gespräch läuft.
- Click-to-Call über die eigene Nebenstelle
- Eigene Rufnummer je Kampagne
- Verbindungsstatus kommt live aus der Telefonanlage
Zeiterfassung
Die Arbeitszeit schreibt sich aus der Arbeit selbst — ohne Stempeluhr.
- Vorbereitung, Verbindungsaufbau, Gespräch und Nachbearbeitung automatisch getrennt
- Pause und Schulung per Klick
- Arbeitszeitübersicht mit Feriensaldo
Auswertung
Kennzahlen je Kampagne — und über alle
Das Reporting zeigt für einen Zeitraum, wie eine Kampagne läuft, wie alle aktiven Kampagnen zusammen laufen und wie jede einzelne Person beiträgt.
Conversion Rate Positive Ergebnisse Nettokontakte ohne neutrale Ergebnisse
Zeitraum Alle aktiven Kampagnen Alle Mitarbeiter
Interaktionen
- Anzahl Aktivitäten
- Bruttokontakte
- Nettokontakte
- Positive Ergebnisse
- Conversion Rate
- Pipeline nach Monaten
Effizienz
- Gesprächseffizienz
- Verbindungen pro Arbeitszeit
- Zeiteinteilung
- AHT
- Dauer pro Call
Diagramme
Mit Drill-down im Dashboard der Kampagne.
- Ergebnisse, mit und ohne Rückmeldungen des Auftraggebers
- Zeiteinteilung nach Tätigkeit
- Adressbearbeitungszustand
Exporte
Für den Auftraggeber oder die eigene Weiterverarbeitung.
- Aktivitäten nach Excel, auf Wunsch mit Zeitangaben
- Ansprechpersonen nach Excel
- Handout mit dem Leadreport
Jede Rolle sieht, was sie braucht
Die Rollen werden mit jeder Kampagne angelegt; die Rechte lassen sich fein abstufen.
Kampagnen-Manager
Stellt Kampagnen zusammen, steuert Prioritäten und Vorlagen und behält das Reporting im Blick.
Kampagnen-Benutzer
Arbeitet die Aufgaben im Mitarbeiter Assistent ab und sieht die eigene Effizienz und Zeit.
Auftraggeber
Erhält Termine und Leads, meldet die Ergebnisse zurück und sieht alle Aufgaben seiner Kampagne.
Account-Manager
Wird beim Import aus einer Spalte angelegt und bekommt die Termine seiner Firmen direkt zugestellt.
Ihre Daten bleiben in der Schweiz
- Ihre Daten liegen in einem Schweizer Rechenzentrum
- Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt
- Die Daten sind hochverfügbar und geschützt
- Änderungen an Kontaktdaten laufen über ein Review
30 Minuten, eine konkrete Kampagne
Am besten zeigen wir es an einer Ihrer eigenen Kampagnen — von der Auswahl über das Gespräch bis zur Auswertung. Buchen Sie direkt einen Termin oder schreiben Sie uns.
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